El dinero existe al liquidar
Una solicitud autorizada todavía no es efectivo en la bolsa de nadie. El saldo del expediente solo se mueve con el movimiento de tesorería, que es la única fuente de verdad.
Después del viaje
Comprobación de gastos
y control de viáticos.
Comprobar es demostrar, con facturas y tickets, en qué se fue el dinero que la empresa adelantó. En México eso significa CFDI: un XML que vale fiscalmente y un PDF que solo lo representa. NÓMADA conoce la diferencia y hace el trabajo aburrido.
Expediente TR-1032
Abierto- $5,104
factura-hotel.xml
Folio fiscal leído del XML
- $6,480
boleto-vb1104.pdf
Emparejado con su XML
- $686
ticket-comida.jpg
Sin CFDI · lectura automática
- —
taxi-aeropuerto.jpg
Importe ilegible · se pide al viajero
Comprobado
$12,270
Por comprobar
$3,060
Después del viaje
Comprobación de gastos,
sin armar la carpeta a mano.
«Comprobar» es demostrar con facturas y tickets en qué se fue el dinero que la empresa adelantó. En México eso significa CFDI: un XML que vale fiscalmente y un PDF que solo lo representa. NÓMADA distingue la diferencia y hace el trabajo aburrido.
Del archivo al gasto
Se decide por contenido, no por extensión- XML
Se lee el CFDI
AprobadoEmisor, RFC, folio fiscal, impuestos y total salen del XML. Es la única fuente fiscal: ningún importe se toma del PDF cuando hay factura.
- PDF
Se empareja con su factura
EmparejadoSi el PDF trae el folio fiscal de un XML del mismo viaje, los dos archivos son un solo gasto. Subir la factura y su representación impresa no crea dos.
- JPG
Se lee el ticket y pasa por autorización
Por autorizarUna foto sin CFDI se lee con visión —proveedor, fecha, total, impuestos, categoría— y la propuesta se guarda aparte. Siempre la revisa una persona.
- DUP
El duplicado se marca, no se descarta
RevisarMismo folio fiscal en otro viaje, o el mismo archivo dos veces: entra señalado para que alguien decida. Rechazarlo en silencio es peor que preguntarlo.
Arrastrar y soltar varios a la vezNo bloquea mientras procesaTipo validado por firma binaria
Saldo del viaje
- Presupuesto autorizado
- $15,850
- Comprobado y aprobado
- $12,270
- Pendiente por comprobar
- $3,060
77% comprobado · el saldo abierto se convierte en reintegro o en reembolso al cerrar el expediente.
Dónde ayuda la inteligencia artificial
En una cosa concreta: leer comprobantes que no traen XML. Un ticket fotografiado se convierte en proveedor, fecha, total, impuestos, folio y categoría propuesta.
- Lo que propone la máquina se guarda aparte de lo que registró la persona.
- Nunca sobrescribe una corrección hecha a mano.
- Sin la credencial configurada, el comprobante entra a captura manual y todo sigue funcionando.
Anticipos, reembolsos y devoluciones
Los tres movimientos de dinero comparten un solo ciclo: se piden, se autorizan y se liquidan. El dinero existe cuando se liquida, no cuando se aprueba.
Nadie autoriza lo que él mismo pidió
Tarjeta corporativa conciliada
El estado de cuenta se cruza contra los comprobantes del viaje. Un cargo sin comprobante es, literalmente, gasto sin justificar.
Quién puso el dinero cambia el saldo
Cierre que cuadra
Cerrar bloquea si quedan comprobantes en borrador o esperando autorización. Un saldo abierto no bloquea: cerrarlo es lo que lo vuelve exigible.
Reabrir exige motivo y queda en bitácora
El dinero del viaje
Anticipos, reembolsos y devoluciones, con un solo ciclo
Los tres movimientos tienen el mismo problema: intervienen tres personas distintas y el dinero no puede aparecer antes de que actúe la última. Por eso comparten una sola máquina de estados —se pide, se autoriza, se liquida— y no tres caminos que se desincronizan.
| Movimiento | Lo pide | Lo autoriza | Lo liquida | Tope |
|---|---|---|---|---|
| Anticipo | El viajero | Un aprobador del viaje | Tesorería entrega | Presupuesto autorizado |
| Reembolso | El viajero | Un aprobador del viaje | Tesorería paga | Saldo a favor del viajero |
| Devolución | Tesorería | El viajero confirma el depósito | Tesorería acusa recibo | Saldo por reintegrar |
Nadie autoriza lo que él mismo pidió
Ni siquiera un administrador. Y se puede autorizar por menos, nunca por más: al recortar el importe se conserva el tipo de cambio con el que se pidió.
La devolución invierte el sentido
La inicia quien administra el dinero y la confirma el viajero, que es quien tiene que depositarlo. Esa inversión está declarada en un solo lugar del código, no repartida en condicionales.
Reportes
Una sola pantalla donde todo responde a los mismos filtros
Sin veinte gráficas decorativas. Una cifra de arriba y un desglose de abajo hablan siempre del mismo periodo y del mismo recorte, y la exportación respeta exactamente lo que se ve. Si el número no cuadra con la pantalla, la exportación no sirve para conciliar.
- Gasto aprobado, por aprobar y fuera de política, con su importe y su número de gastos
- Presupuesto autorizado contra gasto real y su desviación, sobre comprobaciones cerradas
- Dinero entregado que sigue sin comprobar y anticipos autorizados sin liquidar
- Días promedio de comprobación, medidos entre el fin del viaje y la aprobación del gasto
- Desgloses por categoría, viajero, área, puesto, destino, centro de costos, proyecto y proveedor
Presupuesto contra real · últimos 12 meses
Autorizado$1,284,000
Gasto real$1,141,500
Por comprobar$168,300
Por centro de costos
- CC-204 · Comercial$486,200
- CC-118 · Operaciones$331,900
- CC-090 · Dirección$203,400
- CC-305 · Tecnología$120,000
Cifras de demostración, no de ningún cliente.
La comprobación empieza mucho antes del primer ticket: así se define la política que la mide.
Siguiente paso
Media hora
y ves tu propio caso.
No es una presentación de diapositivas. Montamos una solicitud como las que hace tu equipo, con tu política y tu cadena de aprobación, y la llevamos hasta el cierre de comprobación.
- 01
Cómo aprueban hoy
Quién firma, en qué orden y a partir de qué importe.
- 02
Qué política tienen
Aunque esté en un documento que nadie abre desde 2019.
- 03
Qué les está costando
Comprobación tardía, viajes fuera de tope o simplemente no saber en qué va cada uno.