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Corporate Travel & Expense Management

Viajes corporativos,
de principio a fin.

Una solicitud entra, la política la mide, la cadena la autoriza, un agente la cotiza y la compra, el viajero recibe su itinerario y el expediente cierra comprobado. Todo en el mismo lugar, con el mismo número.

Antes
Solicitud · Política · Aprobación
Durante
Cotización · Compra · Itinerario
Después
Gastos · CFDI · Cierre
AL

Andrea LópezTR-1032

Grupo Demo, S.A. de C.V. · CC-204 · Comercial

Borrador

MTY

Monterrey

11 de marzo – 13 de marzo

MEX

CDMX

Presupuesto solicitado

Política Comercial Nacional

Visita a cliente y cierre de contrato anual

  • Vuelo$6,480
    tope $7,000
  • HospedajeFuera de política$5,200
    tope $4,800
  • Alimentos$2,250
    tope $2,250
  • Transporte terrestre$1,400
    tope $1,800

Interfaz ilustrativa con datos ficticios.

El problema

El viaje no está desorganizado.
Está repartido.

Nadie pierde el control de un viaje corporativo por falta de esfuerzo. Lo pierde porque la solicitud vive en un correo, la cotización en un PDF, la autorización en un chat y la comprobación en una carpeta que alguien tiene que armar a mano al final del mes.

Hoy, en la mayoría de las empresas

  • Correo con la solicitud
  • WhatsApp con la agencia
  • Excel de viáticos
  • PDF de cotización v3 final
  • Fotos de tickets en el teléfono
  • XML sueltos en una carpeta
  • Aprobación que nadie encuentra
  • Política en un documento de 2019
  • Reporte que no cuadra

Cada pieza existe. Ninguna se habla con la siguiente. El costo no es el desorden: es que nadie puede responder «¿en qué va este viaje?» sin abrir cuatro aplicaciones.

Con NÓMADA

  1. 01Solicitar
  2. 02Aprobar
  3. 03Cotizar
  4. 04Comprar
  5. 05Viajar
  6. 06Comprobar
  7. 07Cerrar

Un expediente. Un folio. Un estado que todos leen igual.

El recorrido

0109Viajera

Solicitud

Motivo, fechas, origen y destinos. El presupuesto se captura por categoría contra el tope que ya trae la política.

Estado en NÓMADA: Borrador

TR-1032MTYMEX
Solicitud01 / 09Cierre

Lo que ya vive en el expediente

  • Folio TR-1032 · Andrea López
  • Política Comercial Nacional aplicada
  • Dos firmas y el presupuesto autorizado
  • Agente responsable y reloj de atención
  • Tres alternativas, con sus versiones
  • Compra registrada: cotizado contra pagado
  • Itinerario con localizadores
  • Cuatro comprobantes y su saldo
  • Expediente cerrado y conciliado
  1. Solicitud
  2. Política
  3. Aprobación
  4. Asignación
  5. Cotización
  6. Compra
  7. Viaje
  8. Gastos
  9. Cierre

Un caso completo

Un viaje.
Un solo flujo.

Este es el viaje de Andrea, de Monterrey a Ciudad de México, visto ocho veces: una por cada persona que interviene. El folio no cambia, el importe no se vuelve a teclear y nadie tiene que preguntar en qué va.

TR-1032Expediente

Andrea López

Gerente de Cuentas · Grupo Demo

MTYMEX
Fechas
11 de marzo – 13 de marzo
Motivo
Visita a cliente y cierre de contrato anual
Centro de costos
CC-204 · Comercial
Proyecto
PRY-18 · Cuenta Norte
Política
Política Comercial Nacional

Autorizado

$15,850

Gasto real

$12,270

Persona, empresa, importes y folios ficticios. NÓMADA nunca usa datos de clientes en materiales públicos.

  1. 01 · Andrea, viajera

    Borrador

    Levanta la solicitud

    Motivo, fechas, origen y destino. Captura el presupuesto por categoría y ve en vivo el tope autorizado de su política.

    Motivo
    Visita a cliente y cierre de contrato anual
    Imputación
    CC-204 · Comercial · PRY-18 · Cuenta Norte
    Solicitado
    $15,330
  2. 02 · NÓMADA

    Fuera de política en 1 categoría

    Aplica la política

    El servidor resuelve qué política le toca a Andrea por persona, puesto o área, y marca lo que excede antes de que nadie firme.

    Política aplicada
    Política Comercial Nacional
    Hospedaje
    Solicita $5,200 · tope $4,800
    Exigencia
    Requiere autorización
  3. 03 · Mariana y Diego

    Autorizado

    Autorizan por turno

    Cadena secuencial: primero la jefa inmediata, después la dirección porque el importe cruza su umbral. Diego aprueba ajustando el hospedaje.

    Paso 1
    Mariana Ruiz · aprobó
    Paso 2
    Diego Herrera · aprobó con modificaciones
    Autorizado
    $15,850
  4. 04 · Operación NÓMADA

    Asignado

    Entra a la cola y se asigna

    El viaje autorizado pasa solo a la operación. Se asigna a un agente por afinidad con la cuenta, disponibilidad y carga, y arranca el reloj de primera atención.

    Agente
    Paula Serrano · Agente de Viajes NÓMADA
    Prioridad
    Normal
    Primera atención
    Dentro de objetivo
  5. 05 · Paula, agente

    Opción final · v2

    Cotiza y negocia

    Tres alternativas con vuelo y hotel. Andrea pide cambiar el horario y la opción 2 pasa a v2: la versión anterior queda íntegra con su fecha de envío.

    Opción 1
    $14,980
    Opción 2 · elegida
    $15,330
    Opción 3
    $17,410
  6. 06 · Andrea, en el aeropuerto

    En curso

    Recibe un solo itinerario

    Vuelos, hotel, traslado y sus propias notas en una sola vista, armada con los servicios comprados. Si cambia un horario, el itinerario ya cambió.

    Vuelo
    VB 1104 · 11 mar 08:40
    Hotel
    Polanco Sur · 2 noches
    Regreso
    VB 1131 · 13 mar 19:05
  7. 07 · Andrea, de vuelta

    Por comprobar

    Arrastra sus comprobantes

    XML, PDF y fotos al mismo expediente. El CFDI se lee del XML; la factura y su PDF se emparejan en un solo gasto; lo que no trae XML pasa por autorización.

    Comprobado
    $12,270
    Por comprobar
    $3,060
    Comprobantes
    4 · 2 aprobados
  8. 08 · Administración

    Cerrado

    Cierra el expediente

    Se cuadra el saldo de Andrea, se cierra la comprobación y el gasto entra a los reportes por centro de costos, proyecto, área y destino.

    Autorizado
    $15,850
    Gasto real
    $12,270
    Desviación
    −$3,580

Política y autorización

La regla se aplica antes de gastar,
no se audita después.

Una política de viaje que vive en un PDF es una recomendación. En NÓMADA es el tope que el formulario ya tiene puesto, el que decide si una solicitud puede enviarse y el que mide cada comprobante cuando el viaje terminó.

La política no la elige el viajero

La resuelve el servidor, de lo más específico a lo más general, y se detiene en la primera coincidencia. El formulario solo la muestra.

  1. 1

    Persona

    Andrea López

    Sin asignación
  2. 2

    Puesto

    Gerente de Cuentas

    Aplica
  3. 3

    Área

    Comercial

    No se evalúa
  4. 4

    Predeterminada

    Política General

    No se evalúa

Además, una política puede traer tarifas por destino o duración: el tope de hospedaje en una ciudad cara sustituye al general. Y en un gasto se resuelve con el destino donde estaba la persona ese día, no con el primero del itinerario.

Cuatro niveles de exigencia

Cada empresa decide qué pasa cuando algo excede el tope. Lo mismo aplica a la solicitud y al comprobante.

  • Se permite

    ALLOW

    El exceso se marca y el viaje sigue. Sirve para medir sin frenar.

  • Exige explicación

    REQUIRE_JUSTIFICATION

    La persona tiene que justificar el exceso antes de poder enviar.

  • Requiere autorización

    REQUIRE_APPROVAL

    El exceso no se bloquea: se manda a que alguien lo decida.

  • Se bloquea

    BLOCK

    No se puede enviar ni comprobar por encima del tope. Sin excepciones silenciosas.

Los topes se calculan con un solo motor: el que arma el presupuesto de la solicitud es el que mide el comprobante. Si dos pantallas enseñan la misma cifra, es porque la piden al mismo sitio.

Umbral por importe

Un paso solo entra en la cadena si la solicitud alcanza su importe. La dirección firma lo caro sin ver cada viaje de rutina.

Ejemplo: entra a partir de $12,000

Jefe inmediato, resuelto al vuelo

Un paso puede ser «el jefe inmediato del solicitante»: se resuelve al enviar contra la estructura real, sin atar el flujo a una persona.

No se rompe al cambiar de jefe

Suplencia con ventana

Quien va a estar fuera nombra a un suplente con fechas. El paso sigue siendo del titular y se registra quién firmó por él.

Para auditar importan las dos

Tecnología + servicio

NÓMADA Travel opera el viaje
dentro de la misma plataforma.

Cuando una solicitud termina su cadena de aprobación entra a la operación: se asigna a un Agente de Viajes, se cotiza, se negocia con el viajero, se cierra la opción final, se compra y se confirma. No es un proveedor externo al que se le reenvía un correo: es la siguiente pestaña del mismo expediente.

Paula Serrano

Agente de Viajes · Cuenta Grupo Demo

Disponible
  • Primera atención

    Dentro de objetivo

    El reloj arranca cuando el viaje queda aprobado y se detiene cuando alguien lo toma.

  • Negociación

    Turno del agente

    Chat del viaje con la cotización citada en la versión exacta que se compartió.

  • Compra

    Confirmado

    Se registra lo cotizado y lo pagado; la diferencia se calcula y se guarda.

Lo interno se queda adentro. Proveedor, costo, comisión y notas de la agencia no se seleccionan siquiera cuando quien consulta es el cliente: se filtran en la consulta, no se ocultan en la pantalla.

NÓMADA Platform

Tu empresa administra el proceso

Solicitudes, políticas, aprobaciones, presupuesto y comprobación bajo tu control. Puedes operar las reservas con la agencia que ya usas y registrar la compra en el mismo expediente.

o las dos

NÓMADA Travel

Nuestro equipo lo opera por ti

Agentes de viajes corporativos que cotizan, compran, confirman y acompañan el viaje. Trabajan dentro de la plataforma, así que tu empresa ve lo mismo que ellos, en tiempo real.

Conocer NÓMADA Travel

Son servicios complementarios, no un paquete obligatorio: se puede usar la plataforma sin contratar el servicio de agencia.

Durante el viaje

Todo el viaje cabe
en una sola pantalla.

El viajero no necesita buscar un correo con el boleto, otro con el hotel y un tercero con el traslado. Abre su viaje y ve qué sigue, a qué hora y con qué localizador. Si el agente cambia un horario, ya está cambiado.

  • El itinerario no es un archivo

    Es la lectura ordenada de los servicios comprados. Nada que se desfase al primer cambio.

  • El chat sigue abierto después de comprar

    Es justo cuando aparecen los cambios y las urgencias. Con el mismo agente y el mismo hilo.

  • Avisos donde el viajero está

    Campana dentro de NÓMADA y correo para lo que pide una decisión. WhatsApp está disponible como canal adicional cuando la empresa lo habilita.

TR-1032En curso

Mi viaje

MTYMEX

11 de marzo – 13 de marzo · 2 noches

Lo siguiente

Check-in · Hotel Polanco Sur

Hoy 13:00 · Confirmación DEMO-HT-5521

  1. 08:40Monterrey → Ciudad de MéxicoVB 1104 · Salida MTY T·A · Llega 10:25
  2. 10:50Traslado aeropuerto → hotelServicio privado · 1 pasajero
  3. 13:00Hotel Polanco Sur2 noches · Habitación estándar · Desayuno incluido
  4. 09:30Reunión con clienteRevisión de contrato anual

Después del viaje

Comprobación de gastos,
sin armar la carpeta a mano.

«Comprobar» es demostrar con facturas y tickets en qué se fue el dinero que la empresa adelantó. En México eso significa CFDI: un XML que vale fiscalmente y un PDF que solo lo representa. NÓMADA distingue la diferencia y hace el trabajo aburrido.

Del archivo al gasto

Se decide por contenido, no por extensión
  1. XML

    Se lee el CFDI

    Aprobado

    Emisor, RFC, folio fiscal, impuestos y total salen del XML. Es la única fuente fiscal: ningún importe se toma del PDF cuando hay factura.

  2. PDF

    Se empareja con su factura

    Emparejado

    Si el PDF trae el folio fiscal de un XML del mismo viaje, los dos archivos son un solo gasto. Subir la factura y su representación impresa no crea dos.

  3. JPG

    Se lee el ticket y pasa por autorización

    Por autorizar

    Una foto sin CFDI se lee con visión —proveedor, fecha, total, impuestos, categoría— y la propuesta se guarda aparte. Siempre la revisa una persona.

  4. DUP

    El duplicado se marca, no se descarta

    Revisar

    Mismo folio fiscal en otro viaje, o el mismo archivo dos veces: entra señalado para que alguien decida. Rechazarlo en silencio es peor que preguntarlo.

Arrastrar y soltar varios a la vezNo bloquea mientras procesaTipo validado por firma binaria

Saldo del viaje

Presupuesto autorizado
$15,850
Comprobado y aprobado
$12,270
Pendiente por comprobar
$3,060

77% comprobado · el saldo abierto se convierte en reintegro o en reembolso al cerrar el expediente.

Dónde ayuda la inteligencia artificial

En una cosa concreta: leer comprobantes que no traen XML. Un ticket fotografiado se convierte en proveedor, fecha, total, impuestos, folio y categoría propuesta.

  • Lo que propone la máquina se guarda aparte de lo que registró la persona.
  • Nunca sobrescribe una corrección hecha a mano.
  • Sin la credencial configurada, el comprobante entra a captura manual y todo sigue funcionando.

Anticipos, reembolsos y devoluciones

Los tres movimientos de dinero comparten un solo ciclo: se piden, se autorizan y se liquidan. El dinero existe cuando se liquida, no cuando se aprueba.

Nadie autoriza lo que él mismo pidió

Tarjeta corporativa conciliada

El estado de cuenta se cruza contra los comprobantes del viaje. Un cargo sin comprobante es, literalmente, gasto sin justificar.

Quién puso el dinero cambia el saldo

Cierre que cuadra

Cerrar bloquea si quedan comprobantes en borrador o esperando autorización. Un saldo abierto no bloquea: cerrarlo es lo que lo vuelve exigible.

Reabrir exige motivo y queda en bitácora

Recorrido por el producto

Explora NÓMADA módulo por módulo

El mismo viaje visto desde cada pantalla del sistema. Cambia de pestaña y cambia quién mira, no lo que pasó.

La solicitud nace con su presupuesto

El viajero captura motivo, fechas, origen y destinos —uno o varios, con su tramo de fechas encadenado— y el importe que necesita por categoría. La política ya está puesta antes de escribir el primer número.

  • Alta en dos pasos: el presupuesto se desbloquea cuando el itinerario está completo.
  • Multidestino con fechas encadenadas: el fin de una parada es el inicio de la siguiente.
  • «Internacional» no se marca a mano: se deriva del país de origen y de los destinos.
  • Imputación contable —centro de costos y proyecto— desde el origen; los gastos la heredan.

TR-1032 · Nueva solicitud

Borrador

Motivo del viaje

Visita a cliente y cierre de contrato anual

Política aplicada

Política Comercial Nacional

Origen

Monterrey, Nuevo León

Destino

Ciudad de México, CDMX

Presupuesto por categoría3 días · 2 noches
  • Vuelotope $7,000$6,480
  • Hospedajetope $4,800$5,200
  • Alimentostope $2,250$2,250
  • Transporte terrestretope $1,800$1,400
TotalFuera de política$15,330

Quién usa NÓMADA

Una plataforma, cuatro preguntas distintas

Un viaje corporativo lo tocan cuatro personas con intereses que no se parecen. NÓMADA le enseña a cada una exactamente lo que necesita para decidir, y nada de lo que no le toca.

Viajero

¿Qué tengo aprobado y qué me falta?

Ve sus viajes y nada más. Levanta la solicitud, elige entre las alternativas que le mandan, lleva su itinerario encima y sube sus comprobantes.

  • 01

    Su presupuesto autorizado por categoría, con el tope de su política a la vista

  • 02

    El itinerario confirmado con localizadores y horarios

  • 03

    El chat con su agente, abierto también durante el viaje

  • 04

    Cuánto le falta por comprobar y qué comprobante regresó con observaciones

Quién ve qué se resuelve siempre en el servidor. Un viaje que no te corresponde no responde «no tienes permiso»: responde que no existe.

Integraciones

Lo que está conectado, y lo que todavía no

Publicamos el estado real de cada integración. Nada de logotipos de empresas con las que no hay relación, ni de «conectado con todo» cuando lo que existe es la puerta y no el cable.

Conectadofuncionando en producciónDisponibleimplementado; se habilita por configuraciónPreparadocontrato técnico listo, sin adaptador

Correo e identidad

Microsoft 365 · Graph

Disponible

El correo saliente de NÓMADA va por Microsoft Graph con la cuenta corporativa del cliente, y se enciende por entorno. Un fallo de correo nunca rompe la operación: el envío se programa aparte y el error se guarda en la propia notificación.

Finanzas

Banco de México · SIE

Conectado

Tipo de cambio FIX USD↔MXN para convertir gastos en otra moneda. Si el CFDI trae su propio tipo de cambio, manda ese; si no hay ninguno, se pide en lugar de inventar una paridad.

SAT · CFDI 4.0

Conectado

El XML se interpreta como comprobante fiscal: emisor, RFC, folio fiscal, impuestos y total. No es una integración por API, es la lectura del estándar.

Inteligencia artificial

Lectura de comprobantes

Disponible

Los tickets sin CFDI se leen con un modelo de visión y se propone proveedor, fecha, total, impuestos y categoría. Es un puerto opcional con degradación explícita: sin credencial configurada, el comprobante entra a captura manual y el módulo funciona completo.

Mensajería

WhatsApp

Disponible

Canal adicional para lo que el viajero necesita saber fuera de la oficina. Se habilita por empresa y por persona, y se apaga solo si no hay credenciales: un canal opcional no puede tumbar una operación.

Inventario de viaje

Proveedores de vuelo y hotel

Preparado

Existe el contrato técnico: un proveedor recibe una búsqueda y devuelve ofertas normalizadas con la misma forma que usa el editor del agente. Conectar Duffel, Nuitee o Amadeus es implementar ese contrato. Hoy no hay adaptadores en producción y no los presentamos como tales.

Avisos que piden algo

Dentro de NÓMADA llega todo. Por correo, solo lo que exige una decisión. Una ráfaga de mensajes es una conversación, no diez notificaciones: se agrupan por clave y ventana de tiempo.

Trabajo que nadie tiene que recordar

Recordatorios de comprobación, dinero detenido esperando a alguien, aprobaciones estancadas, tarifas vencidas y viajes que salen sin confirmar: los persigue el sistema.

Un solo despliegue

NÓMADA es un monolito modular: no hay seis servicios que sincronizar ni una cola que se atasca. Conectar un proveedor nuevo no cambia el modelo de datos ni la pantalla.

¿Necesitas una integración que no está en esta lista? Cuéntanos cuál

Seguridad y arquitectura

Un expediente de viaje tiene nombres, itinerarios y dinero

Por eso las decisiones que importan están en el servidor y no en la pantalla. Esto es lo que hay hoy, descrito como es: sin sellos que no tenemos ni certificaciones que no hemos obtenido.

Aislamiento por empresa

La empresa de la que dependen los datos se resuelve siempre en el servidor, nunca con lo que manda el navegador. Cambiar un identificador en la dirección no abre la puerta a otro cliente.

  • Toda operación de agencia deriva la empresa del propio viaje
  • Lo que no te corresponde responde «no existe», no «no tienes permiso»
  • Los identificadores de catálogo que llegan del cliente se validan contra su empresa

Documentos y dinero

Los archivos del viaje —facturas, boletos, tickets— viven fuera de la raíz pública, con nombre no adivinable, y solo se entregan por un endpoint que resuelve el acceso viaje por viaje.

  • El tipo real del archivo se valida por su firma binaria, no por la extensión
  • Un XML o PDF de un tercero se sirve en modo aislado: no se ejecuta como página
  • Borrar es baja lógica: el asiento sobrevive al archivo

Rastro de lo que pasó

Toda escritura de configuración o de estado deja bitácora con el cambio campo a campo. Es de solo escritura: el servicio no expone modificarla ni borrarla.

  • Los secretos se filtran antes de escribir; nunca entran al registro
  • Historial del viaje y bitácora son cosas distintas, con permisos distintos
  • Los procesos automáticos escriben historial, no bitácora: si no, sería ilegible
Sesiones
En base de datos con cookie de solo servidor. Revocables.
Permisos
Declarados en código y sincronizados; separados por ámbito de plataforma y de empresa.
Respaldos
Automáticos y verificados, con restauración probada.
Transporte
TLS con HSTS, encabezados de seguridad y límites de petición en el acceso y la API.
Datos de esta web
Solo el formulario de contacto. Esta landing no consulta la base de datos del producto.
Rastreadores
Ninguno se carga antes del consentimiento. Hoy no hay medición de terceros.

Preguntas frecuentes

Lo que preguntan antes de decidir

¿NÓMADA es una agencia de viajes o un software?

Las dos cosas, y se pueden contratar por separado. NÓMADA Platform es el software con el que tu empresa administra solicitudes, políticas, aprobaciones, presupuesto y comprobación. NÓMADA Travel es el equipo de agentes que puede operar la cotización, la compra y la confirmación dentro de esa misma plataforma. Usar la plataforma no obliga a contratar el servicio de agencia.

¿Podemos seguir con la agencia de viajes que ya usamos?

Sí. La plataforma ordena el proceso —solicitud, política, aprobación, presupuesto, itinerario y comprobación— independientemente de quién compre los boletos. Si prefieres que NÓMADA Travel opere, el agente trabaja dentro del mismo expediente y tu empresa ve lo mismo que él.

¿Qué significa «comprobación de gastos»?

Es demostrar con facturas y tickets en qué se usó el dinero que la empresa entregó para el viaje. En México eso pasa por el CFDI: un XML con validez fiscal y un PDF que solo lo representa. NÓMADA toma el XML como única fuente fiscal, empareja la factura con su PDF, lee los tickets que no traen factura y calcula cuánto queda por comprobar.

¿Maneja varios niveles de aprobación?

Sí, en cadena secuencial por turno. Cada paso puede ser una persona concreta o «el jefe inmediato del solicitante», resuelto al enviar. Un paso puede tener un umbral por importe, de manera que la dirección solo firme lo que supera cierta cifra. También hay suplencia con ventana de fechas, y se registra tanto al titular como a quién firmó por él.

¿Qué pasa si un viaje se sale de la política?

Depende del nivel que configure la empresa: se puede permitir marcándolo, exigir que la persona lo justifique, mandarlo a autorización adicional o bloquearlo. La misma regla se aplica a la solicitud y al comprobante, con el mismo motor de cálculo.

¿NÓMADA reserva vuelos y hoteles directamente?

Hoy las alternativas las arma el Agente de Viajes y la compra se registra en el expediente con lo cotizado y lo pagado. La arquitectura ya tiene el contrato para conectar proveedores de inventario —el agente y el viajero verían lo mismo—, pero no hay adaptadores en producción y no los presentamos como si los hubiera.

¿Sirve para viajes internacionales?

Sí. Un viaje se marca como internacional derivándolo del país de origen y de los destinos, no con una casilla. Las políticas distinguen topes nacionales e internacionales, y los gastos en otra moneda se convierten con el tipo de cambio del propio CFDI, el que capture la persona o el FIX de Banco de México.

¿Cómo empieza una implementación?

Con una conversación de media hora sobre cuántos viajes hacen al mes, cómo aprueban hoy y qué les está costando más trabajo. A partir de ahí montamos tu empresa, sus políticas y sus flujos de aprobación, y arrancamos con un grupo pequeño antes de abrirlo a todos.

Siguiente paso

Media hora
y ves tu propio caso.

No es una presentación de diapositivas. Montamos una solicitud como las que hace tu equipo, con tu política y tu cadena de aprobación, y la llevamos hasta el cierre de comprobación.

  • 01

    Cómo aprueban hoy

    Quién firma, en qué orden y a partir de qué importe.

  • 02

    Qué política tienen

    Aunque esté en un documento que nadie abre desde 2019.

  • 03

    Qué les está costando

    Comprobación tardía, viajes fuera de tope o simplemente no saber en qué va cada uno.

Qué necesitas

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